Como Inserir Lista de Figuras no Word: Passo a Passo

Lista de figuras no Word: por que tanto erro nessa etapa

Vamos lá. A lista de figuras é uma das últimas coisas que as pessoas fazem na dissertação ou tese, geralmente com a entrega na porta, e aí aparece o problema: os números de página estão errados, as figuras aparecem sem título, ou o Word simplesmente não reconhece que existem figuras no documento.

Quase sempre isso acontece por uma razão: as legendas foram adicionadas manualmente, como texto comum, em vez de usar a função nativa de legenda do Word. Quando você digita “Figura 1: Mapa conceitual” como parágrafo solto, o Word não sabe que aquilo é uma legenda. Ele não vai incluir na lista automática, não vai numerar de forma consistente, e não vai atualizar os números de página.

A solução não é difícil, mas precisa ser feita do jeito certo desde o começo, ou refeita com cuidado quando o documento já está avançado.

O que é a legenda nativa do Word e por que importa

O Word tem uma função específica chamada Inserir Legenda, acessível pelo menu Referências. Quando você usa essa função, o programa registra internamente que aquele texto é uma legenda de figura, tabela ou equação. Só assim a lista automática funciona.

Quando você usa legenda nativa, o Word faz automaticamente a numeração sequencial das figuras. Se você inserir uma nova figura no meio do documento, ele renumera todas as posteriores. Se você apagar uma, o mesmo. Nada de você fazer isso manualmente e errar na contagem.

Além disso, o Word registra o número de página de cada figura internamente. A lista automática busca essas informações e monta por você.

Como adicionar legenda corretamente em cada figura

O processo é curto. Clique na figura para selecioná-la. Vá em Referências no menu superior. Clique em Inserir Legenda. Na janela que abrir, o rótulo padrão é “Figura”, mas você pode mudar para qualquer outro, como “Mapa”, “Gráfico” ou “Quadro”, dependendo do que o seu programa de pós exige.

No campo de texto ao lado do rótulo, escreva o título da figura. A numeração é inserida automaticamente pelo Word, você não precisa digitar o número.

Escolha também a posição da legenda em relação à figura. ABNT pede a legenda abaixo da figura para a maioria dos casos, mas confirme com o guia de formatação do seu programa porque há variações.

Clique OK. A legenda aparece formatada com o estilo Legenda do Word, que é o estilo que a lista automática vai buscar.

Se o seu documento já tem legendas digitadas manualmente, você vai precisar substituí-las por legendas nativas. Não dá pra misturar os dois tipos e esperar que a lista automática funcione. Isso dá trabalho quando o documento está avançado, mas é o único caminho para uma lista que não vai te trair na última hora.

Como inserir a lista de figuras no documento

Com todas as legendas inseridas corretamente, posicione o cursor no local onde a lista deve aparecer. Pela norma ABNT, a lista de figuras fica depois do sumário e antes do texto, mas consulte o manual do seu programa porque há variações.

Vá em Referências. Clique em Inserir Índice de Ilustrações. Uma janela abre com configurações. Na aba Índice de Ilustrações, certifique-se de que o campo Rótulo da legenda está marcado como Figura, ou o rótulo que você usou. Deixe marcada a opção Mostrar números de página e Alinhar números de página à direita.

Clique OK. O Word gera a lista com os títulos das figuras e os números de página, no formato padrão de índice.

Como atualizar a lista quando o documento muda

A lista automática não se atualiza sozinha enquanto você edita. Ela precisa ser atualizada manualmente cada vez que você adiciona figuras, remove, ou quando o texto cresce e as páginas mudam.

Para atualizar, clique com o botão direito em qualquer parte da lista. Selecione Atualizar Campo. Uma janela vai perguntar se você quer atualizar só os números de página ou a lista completa. Escolha Atualizar o índice inteiro para garantir que figuras novas sejam incluídas.

Faça isso sempre antes de exportar para PDF ou imprimir. Um número de página errado na lista de figuras é o tipo de coisa que a banca percebe e que dá trabalho desnecessário.

Formatação da lista para ABNT

O que o Word gera automaticamente está longe de estar formatado para ABNT. Você vai precisar ajustar.

O título da seção deve aparecer em maiúsculas e sem numeração, igual ao sumário. A fonte e o tamanho devem seguir o padrão do resto do documento (geralmente Times New Roman ou Arial, 12pt). O espaçamento entre as entradas da lista costuma ser simples ou 1,5, dependendo do guia do programa.

Para formatar cada entrada da lista, modifique o estilo do Word chamado Índice de Figuras. Quando você altera esse estilo, todas as entradas da lista são atualizadas de uma vez. Não formate manualmente entrada por entrada, porque na próxima atualização o Word vai sobrescrever o que você fez.

Se o seu programa tem um modelo de documento com estilos pré-configurados, use-o desde o início. Ele já deve ter o estilo de legenda e de lista de figuras ajustados. Isso evita a maior parte da dor de cabeça.

O que fazer quando as figuras não aparecem na lista

Se você inseriu a lista e ela saiu vazia, ou com menos figuras do que esperava, o problema quase sempre é legenda manual. Abra o documento, vá em Referências > Inserir Índice de Ilustrações, e na janela de configuração, clique em Opções. Verifique que o estilo selecionado é Legenda, que é o estilo aplicado pelas legendas nativas do Word.

Se você vê que algumas figuras não têm o estilo Legenda, vai precisar substituir as legendas manuais por legendas nativas. Selecione o texto da legenda manual, delete, e insira a legenda pelo caminho correto. Trabalhoso, mas necessário.

Outra situação comum é quando o rótulo usado nas legendas foi escrito diferente em partes distintas do documento. Por exemplo, “Figura” com acento em alguns lugares e “Figura” sem em outros, ou “figura” com letra minúscula. O Word diferencia. A lista só vai incluir as figuras cujo rótulo bate exatamente com o que está configurado na geração da lista.

Lista de tabelas e lista de quadros: mesmo processo

O mesmo mecanismo funciona para tabelas e quadros. Na inserção da legenda, você muda o rótulo de Figura para Tabela ou Quadro. Na geração da lista, configura o rótulo correspondente.

Se o seu programa exige lista de figuras, lista de tabelas e lista de quadros separadas, você vai precisar inserir cada lista individualmente, cada uma com seu rótulo específico. O processo é idêntico, só muda o rótulo que você seleciona.

ABNT diferencia figuras de quadros de tabelas em termos de numeração, o que reforça ainda mais a importância de usar rótulos consistentes desde o início.

Antes de fechar o documento pela última vez

Lista inserida, atualização feita, exportação para PDF concluída. Antes de entregar, abra o PDF e vá diretamente para a lista de figuras. Confira se os títulos estão certos e se os números de página batem com onde as figuras aparecem. Parece óbvio, mas é o tipo de coisa que passa batido quando você está com a entrega na porta.

Se você usa o Método V.O.E., a fase de Organização é onde essas configurações técnicas do documento precisam estar resolvidas, antes da fase de Execução Inteligente. Quando você sabe como as figuras vão ser catalogadas, você já insere a legenda corretamente desde a primeira figura e nunca precisa refazer tudo no fim.